Politique de confidentialité

1. Renseignements que nous recueillons

• Identité et coordonnées: nom, prénom et adresse courriel.
• Contenu de vos dossiers: descriptions de projets, démarche artistique, budgets, renseignements financiers, réponses aux formulaires, échanges avec l’assistant de rédaction et documents que vous téléversez.
• Abonnement: forfait choisi et statut du paiement. Vos numéros de carte sont traités par notre processeur de paiement et nous ne les recevons jamais.
• Préférences: vos choix de consentement et, si vous vous y inscrivez, votre inscription à l’infolettre ou à la liste d’attente.
• Données techniques: renseignements de connexion et statistiques de visite agrégées.

2. Comment nous les recueillons

Nous recueillons ces renseignements directement auprès de vous, lorsque vous créez votre compte, remplissez les formulaires de la plateforme, utilisez l’assistant de rédaction, téléversez des documents ou souscrivez un abonnement.

Témoins (cookies). Notre site utilise des témoins essentiels, toujours actifs: connexion et sécurité (Supabase, durée de la session), paiement (Stripe, au moment du paiement), langue (elodia_langue, 12 mois), mémoire de votre choix de témoins (elodia_temoins, 12 mois), test des pages promotionnelles et code d’affilié (durée de la campagne).

Seulement avec votre accord, donné dans la fenêtre des témoins: mesure d’audience avec Google Analytics (témoins _ga et _ga_*, 13 mois, fournisseur Google) et publicité avec Google Ads (témoins de conversion et de reciblage de Google, jusqu’à 13 mois; identifiant du clic sur une annonce, elodia_clic, 90 jours). Avant votre choix ou si vous refusez, aucun de ces témoins n’est déposé. Si vous êtes connecté, votre choix et, avec votre accord, l’identifiant de mesure de Google sont enregistrés dans votre compte pour mesurer les abonnements, sans transmettre votre nom ni votre courriel à Google.

Vous pouvez changer d’avis en tout temps avec le lien « Gérer mes témoins » au bas des pages.

Si vous importez des documents depuis Google Drive, vous choisissez vous-même les fichiers dans une fenêtre de Google. Elodia n’a accès qu’à ces fichiers et seulement pour les importer dans votre compte, où ils sont traités comme vos autres documents. L’autorisation de Google reste dans votre navigateur le temps de l’import: nous ne la conservons pas. Vous pouvez la retirer en tout temps dans les paramètres de votre compte Google.

L’utilisation et le transfert des renseignements reçus des API de Google respectent la politique de Google sur les données des utilisateurs des services d’API (Google API Services User Data Policy), y compris ses exigences d’utilisation limitée (Limited Use). Ces renseignements ne servent jamais à entraîner des modèles d’intelligence artificielle, ne sont jamais vendus et ne servent jamais à de la publicité.

3. Pourquoi nous les utilisons

• Fournir le service: gérer votre compte, vous aider à préparer vos demandes de subvention, produire des révisions et exporter vos dossiers.
• Gérer votre abonnement et la facturation.
• Vous écrire au sujet de votre compte et, si vous y avez consenti, vous envoyer notre infolettre.
• Assurer la sécurité et le bon fonctionnement de la plateforme.
• Respecter nos obligations légales.

Nous ne vendons ni ne louons vos renseignements personnels.

4. Utilisation de l’intelligence artificielle

Lorsque vous utilisez l’assistant de rédaction ou demandez une révision, le contenu nécessaire à la réponse (votre question et les extraits pertinents de votre dossier) est transmis à notre fournisseur d’intelligence artificielle, OpenAI, au moment de la requête.

Les documents que vous téléversez (dossiers déposés, documents d’une demande) sont aussi transmis à OpenAI pour être rendus consultables par l’assistant: leur texte sert à créer un index de recherche et les pages numérisées (PDF sans texte, photos) sont lues par un modèle de vision pour en extraire le texte.

Selon ses conditions d’utilisation, OpenAI n’utilise pas les données reçues par son interface de programmation pour entraîner ses modèles et peut les conserver pour une durée limitée afin de prévenir les abus.

5. Avec qui nous les partageons

• un hébergeur infonuagique, pour l’application, la base de données et vos documents;
• un fournisseur d’intelligence artificielle (OpenAI);
• un processeur de paiement (Stripe);
• Google (Google Analytics et Google Ads), seulement si vous acceptez ces témoins: mesure d’audience et efficacité de nos publicités;
• un outil de courriels (MailerLite): pour tous les clients, les communications de service (compte, abonnement, avis avant la suppression d’un compte) et, seulement si vous y consentez, l’infolettre;
• un service d’envoi de courriels de compte (Resend): invitation, confirmation de l’adresse et lien pour choisir ou réinitialiser votre mot de passe.

Nous faisons appel à des fournisseurs qui traitent vos renseignements pour notre compte, uniquement pour les besoins du service:

6. Où sont vos renseignements

Vos comptes, vos dossiers et vos documents sont hébergés au Québec.

Certains renseignements peuvent être traités à l’extérieur du Québec par nos fournisseurs, notamment aux États-Unis: les contenus transmis à l’intelligence artificielle, les données de paiement, votre nom et votre adresse courriel dans nos outils de courriels ainsi que, si vous y consentez, les données de mesure d’audience et de publicité chez Google.

7. Sécurité et conservation

Nous appliquons des mesures de sécurité raisonnables pour protéger vos renseignements, notamment le chiffrement des données sensibles, un contrôle strict des accès et un journal des opérations importantes (connexions, consultations de documents, révisions, partages, exports et consentements).

Nous conservons vos renseignements tant que votre compte est actif. Un compte sans abonnement payant qui n’a aucune activité pendant 24 mois (aucune connexion, aucune modification) est supprimé avec tous ses renseignements et ses documents. Nous vous en avisons par courriel 30 jours avant: il suffit de vous connecter pour conserver votre compte, ou d’exporter vos dossiers avant la date indiquée.

Vous pouvez demander la suppression de votre compte depuis la page Compte. Vos renseignements sont supprimés 30 jours après votre demande: d’ici là, vous pouvez l’annuler en vous connectant. Un courriel vous rappelle la date prévue. Votre abonnement n’est pas renouvelé, sans remboursement.

Lorsque votre compte est supprimé, 30 jours après votre demande ou après 24 mois d’inactivité, nous supprimons vos renseignements et les clés de chiffrement qui les protègent. Les copies de sauvegarde de nos systèmes sont conservées pendant 7 jours au plus, puis remplacées.

8. Vos droits

• Accéder aux renseignements que nous détenons sur vous et en obtenir une copie.
• Faire corriger des renseignements inexacts ou incomplets.
• Retirer votre consentement à tout moment, depuis la page Compte.
• Supprimer votre compte et vos renseignements, depuis la page Compte (suppression 30 jours après la demande).

Pour exercer ces droits, écrivez à notre responsable (section 9). Nous répondons dans un délai de 30 jours.

Si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec.

9. Responsable de la protection des renseignements personnels

Pour toute question sur la présente politique, pour exercer vos droits ou pour signaler un incident de confidentialité, communiquez avec notre responsable:

10. Modifications

Nous pouvons modifier la présente politique. La date de la dernière mise à jour figure en haut de la page. En cas de changement important, nous vous en informerons par courriel ou dans la plateforme.